Secrétaire de Direction H/F - Rectorat

Vous souhaitez participer à la politique éducative de l'établissement scolaire et ainsi contribuer à la réussite des élèves ? Le collège Robert Schuman recherche un secrétaire de direction H/F à Mâcon ! Poste à pourvoir à 100% du jusqu'au 27/09 (contrat susceptible d'être prolongé à 50%).Dans les collèges et lycées, en appui du ou de la secrétaire général(e), le ou la secrétaire d'intendance assure de façon autonome l'analyse, le suivi et la réalisation de dossiers et ressources touchant des domaines divers (notamment matériels et financiers) et concourant au fonctionnement général de l'établissement.Dans le cadre de vos missions, vous serez amené à :o Assister le cadre dirigeant dans l'organisation quotidienne de son travail,o Assure l'organisation, la préparation et le suivi des réunions,o Prend en charge des aspects logistiques de la fonction de Direction,o Assure l'accueil physique et téléphonique,o Assure l'interface avec l'interne et l'externe,o Traite des dossiers ponctuels,o Suit le courrier personnel et les affaires réservées,o Traite les contacts du responsable : gestion de l'agenda, des déplacements, filtrage des interlocuteurs,o Prend des notes et constitue des dossiers administratifs,o Planifie, organise et assure le suivi de réunions.Descriptif du profil recherchéSAVOIRS :o Techniques de communicationo Modes de fonctionnement des administrations publiqueso Connaître l'environnement professionnelo Avoir des compétences en informatique : bureautiqueo Techniques de secrétariat bureautiqueo Classement et archivageSAVOIR-FAIRE :o Apporter une réponse personnaliséeo Réaliser des synthèseso Rédiger et mettre en forme les documentso Évaluer et hiérarchiser des besoinso Structurer son travailo Savoir planifier et respecter les délaiso Utiliser les outils bureautiques et les logiciels spécifiques à l'activitéo Savoir gérer les aléaso S'adapter aux différents interlocuteurso Filtrer et orienter les informationsSAVOIR-ÊTRE :o Sens de l'initiativeo Capacité d'adaptationo Sens de l'organisationo Réactivitéo Sens relationnelo Sens de la confidentialitéo Savoir accueilliro Savoir s'exprimer oralemento Être rigoureuxo Être autonomeo Esprit de synthèse

Experience: Débutant acceptéCompétences: Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des urgences et des imprévus,Méthode de classement et d'archivage,Modalités d'accueil,Planification des tâches et gestion des priorités,Techniques de filtrage d'appels,Techniques de gestion administrative,Utilisation de logiciels de présentation,Animer, coordonner une équipe,Assurer la confidentialité des échanges et informations,Assurer la gestion administrative d'une activité,Classer des documents,Collecter et analyser des données, des informations,Contrôler la conformité des procédures internes,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Planifier et organiser des réunions,Préparer les dossiers pour les réunions de direction,Réaliser une veille documentaire,Rédiger un écrit professionnel,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information,Tenir à jour des agendas personnels et partagés,Utiliser les outils numériques,Utiliser une messagerie sécuriséeLangues: Français souhaitéQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité sociale

• Gestion de l'emploi du temps
• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• Veille documentaire
• Compte-rendu
• Rigueur et méthode
• Pro-activité
• Techniques de communication
• Traitement du courrier
• Français
• Management d'équipe
• Logiciels de présentation-diaporama
• Réactivité
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation