Assistant de Direction et en Charge des Relations Institutionnelles H/F - Structures de coopération territoriale

Sous l'autorité du Directeur Général des Services, tout en étant intégrée dans un Pôle Administratif et Financier de 5 agents, vous assurez des missions d'assistant(e) de Direction, de suivi des relations institutionnelles ainsi que de suivi de subventions et des contractualisations.

En tant qu'assistant(e) de Direction (40 %) :
- Gestion de l'agenda et organisation des réunions du Directeur,
- Réception, enregistrement du courrier et des courriers électroniques de l'EPTB et suivi des réponses apportées aux demandes (y compris boite mail direction)
- Suivi des signatures,
- Enregistrement, dispatching et suivi de conventions diverses (incluant les contractualisations),
- Réception des appels téléphoniques,
- Gestion documentaire, classement et archivage,
- Participation au suivi et à la mise à jour du Document Unique d'Evaluation des Risques Professionnels et du plan d'action RGPD de l'établissement, déployés par l'ensemble du personnel
- Bâtiments : suivi des interventions sur les bâtiments, relations avec le syndic de copropriété et gestion des relations avec les prestataires ; suivi des assurances.

En tant que chargé(e) des relations institutionnelles (30 %) :
- Organisation et gestion (planning, logistique, convocations) des assemblées délibérantes (Comités syndicaux, Bureaux, ...),
- Gestion de l'agenda et organisation des réunions du Président,
- Assistance au Responsable du Pôle Administratif et Financier pour la rédaction de rapports et PowerPoint du comité syndical,
- Rédaction des délibérations et envoi au contrôle de légalité,
- Relations avec les élus et les différents partenaires de l'EPTB,
- Assistance dans la mise en oeuvre d'actions de communication institutionnelle (organisation d'évènements/inaugurations...) ou interne
- Suivi de dossiers ponctuels

En tant que chargé(e) de suivi de subventions (30 %) :
- Appui et accompagnement auprès des chargés de mission et du chef du pôle Saône, pour l'élaboration des éléments techniques des dossiers de subventions aux différents stades de leur avancement,
- En lien avec l'assistante administrative et comptable, vous assurez la gestion des subventions incluant l'élaboration et le dépôt des dossiers, la préparation des demandes d'acomptes ou de soldes,
- Vous assurez en temps réel le pilotage financier des dossiers (dépôt, notification, suivi des versements, ...) et renseignez un outil de suivi financier.

Formation : Bac de formation administrative / Bac +2 de formation administrative (BTS secrétariat ou assistant de Direction...)

Expérience : Une expérience sur un poste similaire au sein d'une collectivité sera appréciée.

Compétences : Organisation, autonomie, rigueur, discrétion, dynamisme, curiosité et bienveillance, qualités rédactionnelles et relationnelles.

Maîtrise des outils bureautiques (word, excel, powerpoint),
Connaissance du fonctionnement des collectivités.

• Gestion de l'emploi du temps
• Gestion des fonds documentaires
• Risques professionnels
• Analyse des performances financières historiques
• Logiciels bureautiques
• Dynamisme
• Autonomie
• Procédure de dispatch
• Excel
• Word
• PowerPoint
• Analyse des risques
• Traitement du courrier